Kom i gang som administrator

Denne guiden viser den anbefalte rekkefølgen for å gjøre et band klart i Ompa. Den er skrevet for bandadministrator, dirigent og noteforvalter. Hvilke menyer du ser, styres av rettighetene til rollen din.

Guiden dekker administrasjon av ett band. Det globale området Ompa Admin brukes av plattformforvaltere til drift og brukerstøtte og er ikke en del av vanlig bandoppsett.

Et godt første oppsett har fem deler:

1. bandnavn og standard stemmemal
2. roller og rettigheter
3. medlemmer og invitasjoner
4. et lite, kontrollert utvalg noter
5. den første øvingsmappen eller spillejobben

Anbefaling

Sett opp roller og stemmemal før du inviterer hele bandet. Test deretter flyten med ett medlem før du laster opp hele arkivet.

1. Forstå rollene

Roller gjelder per band. Samme person kan derfor være administrator i ett band og medlem i et annet. Ompa har ofte roller som Admin, Dirigent, Medlem og Vikar, men bandet kan tilpasse dem.

Rettighet	Gir tilgang til
Håndtering av medlemmer og roller	Medlemmer, invitasjoner, roller og bandoppsett
Håndtering av spillejobber	Opprette og redigere spillejobber og setlister
Administrere noter og opplastinger	Laste opp, behandle, redigere og publisere noter
Se publisert notearkiv	Lese publiserte stykker uten å kunne administrere dem
Håndtering av stemmefordeling i en setliste	Overstyre stemmer i en bestemt setliste

Gi bare rettighetene personen trenger. En praktisk start er:

• Medlem: lesetilgang til publisert arkiv
• Dirigent: spillejobber og eventuelt stemmefordeling
• Noteforvalter: noter, opplastinger og arkiv
• Admin: medlemmer, roller og bandoppsett

En rolle kan ha flere rettigheter, og en person kan ha flere roller. Ompa Admin er en egen plattformrolle og er ikke en del av vanlig bandadministrasjon.

2. Kontroller bandoppsettet

Gå til Bandadministrasjon.

1. Kontroller bandnavnet.
2. Last eventuelt opp et bandbilde.
3. Finn Standard stemmemal.
4. Velg malen som ligner bandets besetning, for eksempel janitsjar, brassband eller storband.
5. Åpne Administrer stemmemaler hvis du må legge til, flytte eller gi nytt navn til grupper og stemmer.
6. Lagre og kontroller rekkefølgen.

Standardmalen er utgangspunkt for nye stykker og instrumentvalget ved innmelding. Bruk en band-eid kopi når malen skal tilpasses; behold en tydelig gruppestruktur og musikalsk rekkefølge.

Skjermbilde A01 – Bandoppsett og stemmemal

iPadDesktopMobil

Skjermbilde kommer: images/admin/01-band-settings-ipad.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/01-band-settings-desktop.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/01-band-settings-mobil.webp

3. Sett opp roller før medlemmene inviteres

1. Åpne Bandadministrasjon og finn Roller.
2. Åpne en eksisterende rolle eller opprett en ny.
3. Gi rollen et navn som er lett for bandet å forstå.
4. Velg bare rettighetene rollen trenger.
5. Lagre rollen.
6. Gjenta for de vanligste arbeidsoppgavene.

Unngå å gi alle administratorrettigheter «bare for sikkerhets skyld». Det gjør både menyen mer komplisert og øker risikoen for utilsiktede endringer.

Skjermbilde A02 – Roller og rettigheter

iPadDesktopMobil

Skjermbilde kommer: images/admin/02-roles-and-rights-ipad.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/02-roles-and-rights-desktop.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/02-roles-and-rights-mobil.webp

4. Inviter medlemmer

I Bandadministrasjon finner du medlemslisten. Du kan legge til en person direkte, sende en e-postinvitasjon eller dele en selvregistreringslenke/bandkode.

E-postinvitasjon eller direkte registrering

1. Velg Legg til medlem.
2. Fyll inn navn og e-post.
3. Velg rolle.
4. Velg instrument eller stemme hvis dette er kjent.
5. Send invitasjonen eller lagre medlemmet.
6. Kontroller statusen i medlemslisten. Ventende invitasjoner er merket Invitert.

Selvregistreringskode

1. Åpne Selvregistreringskoder.
2. Opprett eller velg en kode med riktig rolle og formål.
3. Kopier hele lenken når det er mulig; den er enklere for nye brukere enn å skrive en kode.
4. Del lenken i bandets vanlige kommunikasjonskanal.
5. Deaktiver eller slett koden når den ikke lenger skal brukes.

Bruk en separat kode for vikarer hvis vikarrollen skal ha andre rettigheter. Et konkret vikaroppdrag må inviteres og godtas; rollen alene gir ikke tilgang til en annen musikers noter.

Skjermbilde A03 – Inviter medlem

iPadDesktopMobil

Skjermbilde kommer: images/admin/03-invite-members-ipad.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/03-invite-members-desktop.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/03-invite-members-mobil.webp

Kontroller de første medlemmene

Søk fram medlemmet og kontroller:

• at riktig rolle er tildelt
• at instrument/stemme er registrert og prioritert riktig
• at invitasjonen er godtatt
• at medlemmet ser forventede menyer

Be ett testmedlem å åpne Min profil og Vis personlig før du inviterer resten av bandet.

5. Last opp de første notene

Start med ett representativt stykke. Da kan du kontrollere mal, metadata og personlige stemmer før en større import.

1. Gå til Last opp noter.
2. Dra inn én eller flere PDF-filer, eller velg filer fra enheten.
3. Bruk forhåndsvisningen til å kontrollere fil, sider og orientering.
4. Fjern filer som ikke skal behandles.
5. Velg Last opp filer.
6. Følg statusen, og gå deretter til Filer til behandling.

Ompa beholder originalfilen under Opplastede filer. Unngå personopplysninger i filnavn og testdata.

Skjermbilde A04 – Last opp noter

iPadDesktopMobil

Skjermbilde kommer: images/admin/04-upload-scores-ipad.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/04-upload-scores-desktop.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/04-upload-scores-mobil.webp

Mange stykker samtidig

Last opp mange stykker kan bruke mappestruktur og filnavn til å gruppere filer og lage forslag automatisk. Bruk dette når navngivingen er ryddig og du er klar til å gjennomgå resultatene. Forslag er ikke publisert for vanlige medlemmer før de godkjennes.

6. Behandle og publiser et stykke

1. Åpne Filer til behandling.
2. Velg sidene som hører sammen.
3. Opprett et nytt stykke, eller legg sidene til et eksisterende stykke.
4. Fyll inn en tydelig tittel og relevante bidragsytere/metadata.
5. Kontroller stemmemalen.
6. Dra hver side til riktig stemme og kontroller siderekkefølgen.
7. Roter eller flytt sider ved behov.
8. Lagre stykket og kontroller det i Arkiv.

Bruk Angre og Gjør om hvis du flytter eller organiserer sider feil. AI-baserte forslag kan hjelpe med metadata og stemmer, men administratoren må alltid kontrollere forslagene før publisering.

Skjermbilde A05 – Metadata og stemmefordeling

iPadDesktopMobil

Skjermbilde kommer (landskap): images/admin/05-process-piece-ipad.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/05-process-piece-desktop.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/05-process-piece-mobil.webp

Gjennomgå forslag fra masseopplasting

Forslag vises i arkivet med merket Forslag og i Gjennomgå forslagskø.

1. Åpne forslaget.
2. Kontroller tittel, metadata, førsteside, stemmer og siderekkefølge.
3. Rett feil i metadataeditoren.
4. Velg Publiser stykke eller Lagre og publiser.
5. Forkast forslaget hvis filene ikke skal inn i arkivet.

Publiser noen få stykker først, og be et medlem kontrollere Vis personlig. Fortsett med større opplasting når stemmen og rekkefølgen er riktig.

7. Opprett den første øvingsmappen

Øvingsmapper samler stykker bandet arbeider med over en periode.

1. Gå til Notesamlinger.
2. Velg Ny øvingsmappe.
3. Skriv et kort, gjenkjennelig navn.
4. Legg inn beskrivelse, periode og datoer hvis det er nyttig.
5. Søk fram publiserte stykker fra arkivet og legg dem til.
6. Lagre mappen.
7. Åpne Vis personlig som testmedlem og kontroller resultatet.

Bruk arkivering når mappen ikke lenger er aktiv. Da beholder dere historikken uten at gamle mapper dominerer oversikten.

Skjermbilde A06 – Ny øvingsmappe

iPadDesktopMobil

Skjermbilde kommer: images/admin/06-practice-folder-ipad.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/06-practice-folder-desktop.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/06-practice-folder-mobil.webp

8. Opprett en spillejobb og setliste

Du kan lage en spillejobb direkte eller bruke en øvingsmappe som utgangspunkt.

Fra en øvingsmappe

1. Åpne handlingsmenyen for mappen.
2. Velg Lag spillejobb.
3. Fyll inn tittel, dato, klokkeslett, sted og beskrivelse.
4. Lagre og åpne spillejobben fra Kalender.

Stykkene kopieres inn i en egen setliste. Senere endringer i øvingsmappen endrer ikke setlisten automatisk.

Tilpass setlisten

1. Åpne redigering av setlisten.
2. Legg til eller fjern stykker.
3. Legg til pauser der det er relevant.
4. Dra linjene til riktig rekkefølge.
5. Åpne stemmefordelingen for stykker som trenger avvik fra standardoppsettet.
6. Lagre og test Vis personlig.

Bruk Tilbakestill til bandoppsett hvis en manuell stemmefordeling skal fjernes. Vær forsiktig med endringer tett på en konsert: medlemmer som har markert setlisten med Behold offline får oppdateringen neste gang enheten har nett.

Skjermbilde A07 – Setliste og stemmefordeling

iPadDesktopMobil

Skjermbilde kommer: images/admin/07-setlist-ipad.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/07-setlist-desktop.webp

Skjermbilde kommer: images/admin/07-setlist-mobil.webp

9. Send en melding til bandet

Bruk Meldinger for praktisk informasjon til aktive medlemmer.

1. Gå til Meldinger og velg Ny melding.
2. Søk eller filtrer på rolle og instrument.
3. Velg mottakerne. Velg alle synlige gjelder resultatet av det aktive filteret.
4. Skriv emne og melding.
5. Velg E-post, Web Push eller begge. Tallet ved hver kanal viser hvor mange som kan motta den.
6. Velg Kontroller og send, les oppsummeringen og bekreft.
7. Følg leveringsstatusen i meldingshistorikken.

Sendingen kan ikke angres. Kontroller derfor mottakere, emne og lenker før du velger Send nå. Push virker bare for medlemmer som har aktivert varsler på enheten sin.

10. Kontroller før hele bandet tar Ompa i bruk

Bruk denne sjekklisten sammen med ett vanlig medlem:

• [ ] Bandnavn og bandbilde er riktig.
• [ ] Standard stemmemal inneholder alle vanlige stemmer.
• [ ] Medlemsrollen har bare nødvendige rettigheter.
• [ ] Invitasjonslenken fungerer på mobil.
• [ ] Testmedlemmet kan velge riktig instrument.
• [ ] Ett publisert stykke har riktige sider og rekkefølge.
• [ ] Vis personlig viser riktig stemme.
• [ ] Den første øvingsmappen eller spillejobben er synlig på Hjem.
• [ ] Behold offline fullføres og notene åpnes i flymodus.
• [ ] Administrator og testmedlem vet hvor Send tilbakemelding ligger.

Trygg daglig drift

• Bruk roller i stedet for å gi enkeltpersoner brede rettigheter uten en klar oppgave.
• Kontroller alltid AI-forslag og masseopplastede forslag før publisering.
• Vent på lagrestatus før du lukker metadata- eller setlisteeditoren.
• Skjul eller arkiver innhold når historikken skal beholdes; slett bare når du er sikker.
• Ta en ZIP-arkiveksport før større opprydding eller flytting av innhold. Bruk CSV-eksport når du bare trenger en Excel-vennlig oversikt over metadata.
• Bruk demonstrasjonsdata uten personopplysninger i opplæring og skjermbilder.

Vanlige problemer

Problem	Prøv dette
En administrator ser ikke Bandadministrasjon	Kontroller at rollen har Håndtering av medlemmer og roller, og at riktig band er valgt.
En noteforvalter ser ikke opplastingsmenyene	Kontroller Administrere noter og opplastinger.
Et medlem ser ikke arkivet	Gi medlemsrollen Se publisert notearkiv hvis bandet ønsker arkivtilgang.
En stemme mangler ved innmelding	Legg den til i bandets standard stemmemal.
Personlig notevisning er tom	Kontroller at stykket er publisert, at siden ligger i riktig stemme, og at medlemmet eller setlisten har riktig tildeling.
En invitasjon er ikke godtatt	Kontroller status Invitert, e-postadressen og eventuelt send/del lenken på nytt.
Endringer i øvingsmappen vises ikke i spillejobben	Setlisten er et øyeblikksbilde. Rediger setlisten separat.
Et forslag vises ikke for medlemmer	Forslag fra masseopplasting må gjennomgås og publiseres først.
En nylig endret plattformrolle virker ikke	Plattformadmin er separat fra bandroller og kan kreve ny innlogging.

Anbefalt introduksjon til bandet

Send medlemmene invitasjonslenken sammen med denne korte teksten:

Velkommen til Ompa! Åpne lenken, opprett bruker og velg instrumentet ditt. På Hjem finner du øvingsmapper og spillejobber. Trykk Vis personlig for dine noter. Installer gjerne Ompa på hjemskjermen og velg Behold offline før første øvelse. Hele guiden: [sett inn lenke til medlemsguiden].